Gemeente Emmen gebruikt Module Werkinstructies

“Het maatwerk dat ons beleid is, proberen we zo goed mogelijk vast te leggen in de werkinstructies. Zo behandel je gelijke gevallen altijd gelijk.”

‘Emmen ontwikkelt verder’ is het motto van de gemeente Emmen. Sinds vorig jaar ontwikkelt de gemeente richting een plattere organisatie met slagvaardige professionals die de dienstverlening aan de 107.417 inwoners van Emmen centraal stellen. Verschillende Grip op producten van Schulinck zijn de gemeente daarbij behulpzaam. Voor de werkinstructies bij Grip op Participatiewet wordt gebruik gemaakt van de Module Werkinstructies.

De gemeente Emmen, de grootste gemeente van Drenthe, werkt met Schulinck Schuldhulpverlening, Wmo, Jeugd, Kinderopvang en Participatiewet. Bij deze laatste werd ook Schulinck Werkinstructies in gebruik genomen. Nienke Breukelman, Senior medewerker kwaliteitszorg, is verantwoordelijk voor het up to date houden van de informatie hierin. Ze vertelt: “De reden waarom we hebben besloten om het te gaan gebruiken is eigenlijk heel simpel: omdat de mogelijkheid er kwam. We hadden een beleidsinstructieboek waarin ook de werkinstructies stonden. Die hebben we met de komst van deze module helemaal uit elkaar getrokken: alle werkinstructies zijn nu apart hierin ondergebracht.”

Gelijke gevallen gelijk behandelen

De gemeente Emmen is, net als iedere gemeente, constant aan verandering onderhevig. Van overheidswege worden wetten aangepast, het eigen beleid wijzigt, werkafspraken en werkinstructies wisselen. “Het gemeentebeleid wordt steeds meer maatwerk en dat maatwerk proberen we vast te leggen, zodat je gelijke gevallen ook gelijk behandelt,” zegt Breukelman. “Je kunt en wilt niet willekeurig zeggen: jij krijgt het wel en jij krijgt het niet. Geen enkel geval is hetzelfde, want iedereen heeft natuurlijk zijn eigen problematiek, maar als we een situatie eerder hebben gehad willen we wel kijken of we dezelfde oplossing kunnen gebruiken."

Gemakkelijk wijzigen

Beleid wordt in Emmen meestal één keer per jaar gewijzigd tenzij er heel dringende redenen zijn, zoals een wetswijziging, om het tussentijds te wijzigen. Breukelman: “Daarom hebben we ook gekozen om de beleidsregels en de werkinstructies uit elkaar te halen. Anders moet je iedere keer als je in de werkinstructies iets wijzigt, het hele beleidsboek weer doorlopen en door de gemeenteraad laten vaststellen. Dat hoeft nu niet, het beleid staat vast en de werkinstructies hangen er los aan.

Het wijzigen van een werkinstructie hoeft niet via de raad, die kunnen we van dag tot dag veranderen. Dus het werkt ook nog gemakkelijker zo. Wij hebben bijvoorbeeld de afgelopen maanden veel werk gehad aan statushouders. Er veranderden voortdurend dingen in de werkinstructies, bijvoorbeeld op het gebied van soorten huisvesting. Bij een gemeubileerde kamer krijgt een statushouder minder geld voor woninginrichting en dat wordt dan vastgelegd in werkinstructies, zodat alle consulenten het op dezelfde manier doen. Vanuit kwaliteitszorg zetten we wel eens iets in de werkinstructies dat volgens de consulenten in de praktijk niet blijkt te werken. Dan moet dat worden herschreven.”

“Is het veel of heb ik het erg druk, dan vraag ik één van mijn collega’s om in te springen.”

Up to date houden

In eerste instantie liet de gemeente Emmen alle wijzigingen door Wolters Kluwer in de module zetten. Tegenwoordig doet Breukelman, als verantwoordelijke kwaliteitsmedewerker, dat zelf. “In eerste instantie hadden we het idee om de module door meerdere mensen te laten bijhouden,” zegt ze. “Maar dan heeft niemand tijd of men schuift het op een ander af en dan gebeurt het niet. Daarom heb ik het op me genomen. Ik heb wekelijks een dagdeel vrijgemaakt om alles langs te gaan om te zien of het nog up to date is, of er nog dingen moeten worden gewijzigd, of dat er mensen moeten worden ingelicht. Is het veel of heb ik het erg druk, dan vraag ik één van mijn collega’s om in te springen.”

Gebruik is toegenomen

Alle medewerkers binnen de gemeente die uitvoering geven aan de participatiewet, zo rond de 70 personen, kunnen gebruik maken van Schulinck Werkinstructies: mensen van de uitkeringsadministraties, consulenten, handhavers en invorderaars. “De medewerkers kunnen direct naar een werkinstructie, ze hoeven niet het hele boek door te scrollen,” legt Breukelman uit. “Binnen de werkinstructies zijn ook allemaal doorklikfuncties, zodat ze bij een lange werkinstructie meteen door kunnen naar het relevante stuk. We hebben vorig jaar voorlichting gegeven hoe we met de werkinstructies willen werken. De zoekfunctie is nogal lastig, omdat je veel hits krijgt op een zoekterm. Onze medewerkers zoeken dus niet via de zoekfunctie maar gaan gewoon naar de werkinstructie. Daar staan allemaal linkjes naar het beleid in Schulinck Participatiewet. We hebben het gemakkelijker gemaakt om deze online kennisbank te gebruiken. Er wordt nu ook meer gebruik van gemaakt dan voorheen. Dat komt echt omdat het gemakkelijker vindbaar is, denk ik.”

Duidelijk voor de klant

De module past goed bij het motto ‘Emmen ontwikkelt verder’, vindt Breukelman. “We zijn bezig met een organisatieverandering waarbij de verantwoordelijkheid bij de consulent zelf wordt neergelegd, zodat wij als kwaliteitsmedewerkers minder als vraagbaak gaan dienen en meer kunnen waken over de kwaliteit. Daarbij komt Schulinck Werkinstructies goed van pas. En als de consulenten werken volgens de werkinstructies, werken we allemaal op dezelfde manier en dan is het voor de klant ook duidelijker. Dan kun je ook beter uitleggen waarom het bij de buurvrouw wel kan en bij jou niet.”

Hulp bij inrichten

Bij het inrichten van Schulinck Werkinstructies heeft de gemeente Emmen ondersteuning gehad van Wolters Kluwer. “Toen we er zelf mee aan de slag waren, ging het iedere keer niet zoals wij het wilden. Dan belden we: help ons ermee, want dit werkt niet en dat werkt niet. We hebben veel overleg gehad over hoe wij het wilden en wat er mogelijk was. Om een lang verhaal kort te maken: op een gegeven moment hebben wij de module ingericht gezegd ‘zo willen we het hebben’. Het is toen zoveel mogelijk naar onze wensen aangepast.”

“Wolters Kluwer heeft het zoveel mogelijk naar onze wensen aangepast.”

Wensen

In de oude situatie, waarin Emmen de werkinstructies in het beleidsinstructieboek had ondergebracht, konden de werkinstructies gemakkelijk worden gekoppeld aan het beleid van de gemeente. In de nieuwe versie kan niet rechtstreeks worden geschakeld tussen werkinstructies en beleid. “We hadden een mooie constructie bedacht en die vond Wolters Kluwer ook prachtig,” zegt Breukelman. “Maar er maken natuurlijk meerdere gemeenten gebruik van en dan moeten de wijzigingen ook door iedereen worden gedragen. En dat is helaas niet zo. Dat is eigenlijk het enige nadeel dat ik kan verzinnen. Maar zoals het nu is, is het absoluut goed werkbaar. We hebben regelmatig gesprekken met Wolters Kluwer over hoe we het graag willen en ze proberen het ons zoveel mogelijk naar de zin te maken. We krijgen ook andere gemeenten op bezoek of aan de telefoon die willen zien hoe wij het ingericht hebben om te zien of de module iets voor hen is. Dat is gewoon heel leuk!”

Wilt u meer weten over Schulinck Werkinstructies?

Kijk op https://www.schulinck.nl/kennisbanken/schulinck-werkinstructies of neem contact op met accountmanagement.

Modules ter uitbreiding

Heeft u al een abonnement op een van onze online kennisbanken, dan kunt u dit eenvoudig uitbreiden met een of meer van onze efficiënte modules. Zo bent u steeds volledig op de hoogte van de belangrijkste ontwikkelingen.

Image description