Gemeente Den Bosch gebruikt Grip op jeugd

“Je moet mensen een goed stuk gereedschap geven. En dat heet bij ons Schulinck.”

Met de transitie in zicht sloegen 18 gemeenten in Noordoost Brabant, waaronder Den Bosch, de handen ineen in een regionale samenwerking. Het doel: ketenpartners worden in brede zin. Met onder andere zorgaanbieders, huisartsen, het voorliggend veld en zorgverzekeraars werd afstemming en samenwerking gezocht. Ook binnen de gemeente Den Bosch zelf veranderde er het één en ander. Vanuit een 3D invalshoek ging Jeugd een samenwerking aan met Wmo en Participatie. Betrouwbare kennis in deze maalstroom kwam van Grip op Jeugd.

De afdeling Informatiemanagement van de gemeente Den Bosch is een ondersteunend team voor de medewerkers in de uitvoering. Vanuit dat team wordt gezorgd voor een goede kennisbank en een werkend systeem. René van Lith begeleidt als intern consultant implementatieopdrachten. Daarnaast is hij beheerder/bewerker van de kennisbanken en vaste contactpersoon van Schulinck.

Kennismanagement vindt hij heel belangrijk. “Je kennisbronnen moeten op orde, betrouwbaar en beschikbaar zijn,” zegt hij. “Kennismanagement is een dynamisch proces van ontwikkelen, borgen, delen en toepassen van kennis. Dit is met Grip op Jeugd geregeld. De meeste ruis en frustratie ontstaan omdat medewerkers vragen krijgen waarop geen duidelijk antwoord is. Je moet mensen een goed stuk gereedschap geven. En dat heet bij ons Schulinck.”

Grootste uitdaging

Den Bosch werkt al jarenlang met Grip op Participatiewet, Wmo en Schuldhulpverlening. Van Lith: “Binnen de sociale sector van de gemeente is alles Schulinck, dus het leek logisch om ook Grip op Jeugd aan te schaffen. Al in een vroeg stadium, eind 2013, is er contact geweest met Schulinck. Maar niet voor iedereen binnen de gemeente was de aanschaf logisch. Mijn grootste uitdaging lag in het feit dat ik de leden van de Sector Management Teams (SMT), die zelf geen actieve gebruikers zijn van de kennisbronnen van Schulinck, moest overtuigen van de noodzaak daarvan. Dit in tegenstelling tot de mensen in de uitvoering en het team (wijk)managers daarboven. Zij zijn heel betrokken bij de casuïstiek en enthousiaste gebruikers van Grip op.”

“Binnen de sociale sector van de gemeente is alles Schulinck, dus het leek logisch om ook Grip op Jeugd aan te schaffen.”

Nieuwe wettelijke taken

De 3D’s waren ook aanleiding voor een herindeling van wettelijke taken binnen de sectoren. Dit heeft geleid tot een nieuwe sector, waarin het nieuwe werk-ontwikkelbedrijf Weener XL de participatiewet uitvoert. Van Lith: “Bij de medewerkers van de Participatiewet gebruikte iedereen de kennisbanken al in zowel uitvoering als besluitvoering, dus bij dat SMT ging het snel. Bij het andere SMT ging het trager. De Jeugdwet, WMO, Schulddienstverlening en Bijzondere Bijstand zijn ondergebracht bij de sector Maatschappelijke Ondersteuning. Ze zaten daar met de kanteling en met de transitie en waren bezig met de oprichting van nieuwe wijkteams waarin basisteams Jeugd & Gezin werden geïntegreerd.

In eerste instantie lag daar de focus meer op de dienstverlening en de regionale samenwerkingsafspraken, later kwam de behoefte aan kennis (delen) en het ICT vraagstuk meer in beeld. Daarvoor hadden ze tijd nodig.”

Proefabonnement

In mei 2014 was het dan zover en werd gestart met een proefabonnement voor 30 beleidsmedewerkers. Van Lith: “Vanuit Schulinck kwam er iemand vertellen over het product, hoe te navigeren en te zoeken. Vanwege de zomervakantie is dat proefabonnement nog een keer verlengd. In augustus zijn de contracten ondertekend. Waarom we als gemeente zo blij met Grip op Jeugd zijn? Ik zal dat puntsgewijs uitleggen:

  • Er is een noodzaak tot het kanaliseren van kennis, we maken allemaal gebruik van dezelfde kennisbron. Daarbij maakt het niet uit welke rol je in de uitvoering hebt, of je commissielid bent of de gemeente vertegenwoordigt bij de rechtbank.
  • Met Grip op Jeugd heb je gegarandeerd altijd een actuele en complete kennisbron, inclusief het lokaal beleid. Schulinck ontzorgt ons!
  • Via de nieuwsitems word je op de hoogte gehouden van relevant nieuws of ontwikkelingen in relatie tot jouw werk.
  • We verwachten veel van onze professionals. De helpdesk van Schulinck helpt hen altijd snel verder met praktische antwoorden op allerlei vragen. Zowel casuïstiek, als ook meer beleidsmatige vragen. Schulinck geeft daarmee richting aan een oplossing.
  • In Grip-op-Jeugd is, net als bij de andere Grip op producten, de opslag (archief) van lokaal beleid meteen geregeld. Nieuwe beleidsstukken worden steeds toegevoegd, maar de oude blijven ook beschikbaar.

Van reactief naar actief en pro actief

Inmiddels werken 137 medewerkers met Grip op Jeugd en in het komende half jaar zullen er nog enkele tientallen volgen. Van Lith: “In januari 2015 is er een bijeenkomst geweest waarbij vanuit Schulinck is verteld over het product. De gebruikers in de wijkteams en de back office, die al werkten met Grip op Participatiewet of WMO, waren meteen enthousiast. Zij zetten Grip op Jeugd ook direct goed in. Iedereen krijgt bij ons een account, dus als we het over beleid hebben, dan hebben we het over het in Grip op Jeugd opgenomen beleid. Niet over een afgekeurde versie die is rondgegaan, aangepast en links en rechts opgeslagen. Met de nieuwe wettelijke kaders moet de medewerker maatwerk leveren en ook de uitzonderingen goed bedienen. Waar het ‘vroeger’ vaak voldoende was om een instructie te volgen, moet de medewerker nu in staat zijn zelf zijn kennisbronnen te raadplegen en te gebruiken als ‘gereedschap’ in zijn werk. Van reactief naar actief en pro actief. Onze wens is om nog meer maatwerk te kunnen leveren en we beseffen dat we daarin zelf een rol spelen. Grip op Jeugd helpt daarbij.”

“Iedereen krijgt bij ons een account, dus als we het over beleid hebben, dan hebben we het over het in Grip op Jeugd opgenomen beleid.”

Samenwerking

Over de samenwerking met Schulinck is Van Lith lovend. “Vanuit de proefperiode zijn wat ontwikkelpunten gekomen, met name als het gaat om factsheets. Schulinck gaat goed om met kritische vragen en opmerkingen. Ze vragen zich altijd af hoe ze de gemeente kunnen ondersteunen en hoe dat het beste kan worden vormgegeven. We hebben wel eens dat dingen net anders lopen dan van tevoren was bedacht en dan kunnen we elkaar daarin de ruimte geven. Dat vind ik goed!”

Wilt u meer weten over Grip op Jeugd van Schulinck?

Kijk op https://www.schulinck.nl/gripopjeugd of neem contact op met accountmanagement.

Modules ter uitbreiding

Wanneer u al beschikt over een ‘Grip op’-abonnement, kunt u dit uitbreiden met een of meer efficiënte modules. Zo bent u steeds volledig op de hoogte van de belangrijkste ontwikkelingen.

Image description