Gemeente Woudenberg kiest voor Grip op Omgevingsrecht

“Beleidsstukken samenbrengen om ze intern te kunnen ontsluiten: daarom hebben we gekozen voor Grip op Omgevingsrecht.”

In het midden van het land ligt de Utrechtse gemeente Woudenberg. De gemeente heeft een dorpskern met ruim 13.000 inwoners en een groot buitengebied, bestaande uit deels Utrechtse Heuvelrug en deels Gelderse Vallei. Het dorp is gegroeid vanuit een agrarische kern en bestond vroeger voornamelijk uit boeren, ambachtslieden en arbeiders. Vanwege de gunstige ligging zijn er in Woudenberg tegenwoordig veel transportbedrijven gevestigd en wonen er veel forenzen. Met de nieuwe Omgevingswet in het achterhoofd koos de gemeente voor Grip op Omgevingsrecht van Schulinck.

Koppeling met online kennisbank

Omdat Kloos bij haar komst de Participatiewet niet kende werd een nieuwe werkverdeling gemaakt met haar collega Anke Lansink, eveneens juridisch medewerker. Lansink draagt zorg voor de juridische ondersteuning voor het hele sociaal domein, maar voornamelijk Participatiewet en Jeugdwet én de interne controle voor participatiewet. Kloos doet hetzelfde, maar dan met nadruk op Jeugd en Wmo. Lansink: “Samen zijn we toen gaan kijken naar de werkprocessen en of we wel moesten doorgaan met het oude programma.” Kloos: “We zijn ons gaan verdiepen in wat er op de markt was en hadden uiteindelijk de keuze uit een programma van een concurrent en Wolters KLuwer. We hebben beide bekeken en Zicht op leek te hebben wat wij dachten nodig te hebben. Zeker ook omdat het goed aansloot op Grip op. De koppeling met Grip op was dan ook van doorslaggevend belang bij de keuze voor Zicht op, boven het programma van de concurrent.” Lansink vult aan: “Je kunt inhoudelijk steeds doorklikken, de programma’s horen echt bij elkaar. Het is breed opzetbaar, je kunt dingen aanvullen, analyseren en plannen uitdraaien.” Kloos: “Zicht op geeft mooie overzichten en de diagrammen die eruit komen, zijn overzichtelijk.”

Meekijken op afstand

Bobbie Beijerkink werkt bij Eshuis Registeraccountants is betrokken bij de controle van de gemeente Oldenzaal. Hij kreeg een inlog op Zicht op en kijkt van een afstand mee. De omgeving die de gemeente voor hem klaarzet geeft een spot on status. “De accountant kan kijken wat we aan het doen zijn en of we een beetje bij zijn,” legt Lansink uit. “Het systeem is niet te manipuleren of mooier te maken, het is zoals het is.” Beijerink mengt zich in het gesprek. “Op basis van wat ik zie als ik meekijk, stuur ik een mailtje met de stukken die ik aangeleverd wil krijgen van de gemeente om te controleren,” vertelt hij. “Zicht op geeft ook een risicoanalyse, op basis waarvan de gemeente beslist wat er intern gecontroleerd gaat worden. Dat is ideaal.” Kloos: “De onafhankelijke selectie van controles, de deelwaarnemingen, vinden wij een mooi onderdeel van Zicht op. Je geeft een lijst van besluiten in en het systeem selecteert onafhankelijk wat er gecontroleerd wordt. Je hebt als gemeente geen invloed op wat daar uit komt en je hebt dus ook geen derde persoon meer nodig om een selectie te maken. In het verleden gebruikten we de accountant of een interne medewerker om de selectie te maken maar dat is nu niet meer nodig.” Lansink haakt in: “De handmatige actie die je daarvoor niet meer nodig hebt, is nu ook voor andere zaken overbodig. Willen we een lijst uitdraaien of cijfers, dan kunnen we daarin een selectie maken.”

Uitgebreidere controles

Toen de knoop tot aanschaf van Zicht op eenmaal was doorgehakt – het was een investering waarover goed werd nagedacht – kwam een medewerker van Checkpoint een dagdeel om het programma uit te leggen, waarbij ook werd verteld wat de accountant met Zicht op kan doen. Vijf medewerkers van de gemeente – juridisch medewerkers en mensen van de bedrijfsvoering – en de accountant kregen toegang. “Toen we er mee gingen werken, moest ik wel even wennen,” blikt Kloos terug. “Je kunt in Zicht op heel veel mooi wegzetten en informatie meegeven of ophalen, dus je bent veel uitgebreider in je controles. Persoonlijk ben ik dus langer bezig met één controle. Ik kan de dossiers van de werkvloer inzien via een ander programma. Zicht op selecteert uit een maandelijkse besluitenlijst onafhankelijk dossiers die ik vervolgens controleer. We hebben daar afspraken over: voor Wmo is het bijvoorbeeld één dossier per soort verstrekking per maand, dat zijn ongeveer 12 dossiers per maand. Wat ik meegeef aan informatie? Dit kan bijvoorbeeld zijn of een aanvraag tijdig is afgehandeld, of een betaling correct is geweest, of een besluit rechtmatig genomen, of er afwijkingen zijn. Als er grote afwijkingen zijn, zetten we een herstelactie uit en daar houden we de voortgang van bij. Je hebt heel overzichtelijk welke controles nog in herstelfase staan. Datzelfde doet Anke Lansink voor Participatiewet. Dat kan de accountant allemaal volgen. Die heeft daardoor minder vragen.” Beijerink: “Het is prettig dat ik makkelijker kan meekijken. Het is niet minder werk want je moet nog steeds de stukken opvragen en zelf vaststellen, maar je weet wat de bevindingen zijn geweest dus je kijkt er wat gerichter naar. Ik kijk naar zaken als: waar zijn dingen vastgelegd, wat is er geconstateerd, wat zijn de follow ups geweest en wat zijn de wijzigingen in het proces geweest om dit soort zaken in de toekomst te voorkomen? En daarnaast stel ik vast of dossiers daadwerkelijk zijn gecontroleerd.”

Beter beeld

Interne Controle is niet een geliefd onderwerp, vinden ze in Oldenzaal. “Mensen worden toch gecontroleerd,” zegt Lansink praktisch. “Inhoudelijk maakt het de medewerkers niet veel uit hoe de controles plaatsvinden. Teamleiders daarentegen worden wel blij van Zicht op: je krijgt veel duidelijkere rapportages en cijfers en een beter beeld. En dat is natuurlijk belangrijk. Het gaat er ook om wat je met de rest van de input doet, als daardoor de processen beter gaan en je beter gefaciliteerd wordt, dan helpt dat.” Kloos: “De uitkomst zal niet anders zijn, het is de weg er naartoe die prettiger verloopt.”

Wensen

Een paar van de hoge verwachtingen die Oldenzaal had rond Zicht op zijn nog niet helemaal uitgekomen. Het invoeren van de besluitenlijsten bijvoorbeeld. Kloos legt uit: “Wij krijgen een lijst in Excel aangeleverd met alle besluiten. Wij hadden de verwachting dat de volledige lijst ingevoerd kon worden en dat het programma zelf per verschillende soort voorziening een selectie zou uitvoeren. Dit is helaas niet het geval en blijft dan ook nog een wens. Momenteel moeten wij zelf het bestand of verschillende soorten voorzieningen filteren en dus de lijst zo’n 12 keer doorlopen. De handeling is wel minder intensief dan hiervoor, maar je bent alsnog even bezig. Bij Schulinck pakken ze zo’n vraag overigens wel meteen op, bespreken het met de makers en koppelen netjes terug. Ook al kunnen ze sommige dingen niet meteen veranderen, je wordt wel gehoord.” Lansink vult aan: “Ik denk dat het nog een meerwaarde zou kunnen zijn als we meer documenten aan de controles zouden kunnen hangen. De accountant vraagt de stukken nu buiten het systeem om op. Dat heeft iets te maken met het aantal gigabytes voor de opslag van gekoppelde documenten. Hopelijk wordt dat in de toekomst nog (verder) uitgebreid.”

Omgevingsanalyse

De volgende stap voor Oldenzaal is het verder doorvoeren van de omgevingsanalyse. Schulinck en Checkpoint gaan de gemeente helpen dit verder in te richten. Kloos: “Als we de omgevingsanalyse met Schulinck hebben uitgebreid kunnen we ook ons interne controleplan vanuit Zicht op maken, zodat we alles in één programma hebben.” Lansink: “De interne controles doen we in aanleg voor het team – waar kunnen we verder mee? Die lijn kun je doortrekken: als wij zien dat het op een bepaald punt altijd mis gaat of dat een bepaalde aanvraag altijd moet worden afgewezen, terwijl er wel veel vraag naar is, dan kun je beleidsmatig andere keuzes maken. Als je verstandig omgaat met de output van de Interne Controle, dan kun je dat ver doorvoeren! En dat heeft weer effect op de gelukkige inwoner van de Glimlach van Twente...”

Wilt u meer weten over Schulinck Antwoord op?

Kijk op https://www.schulinck.nl/schulinck-antwoord-op of neem contact op met accountmanagement.