Gemeente Emmen gebruikt Schulinck Werkinstructies

“Het maatwerk dat ons beleid is, proberen we zo goed mogelijk vast te leggen in de werkinstructies. Zo behandel je gelijke gevallen altijd gelijk.”

‘Emmen ontwikkelt verder’ is het motto van de gemeente Emmen. Ze is dan ook bezig zich te ontwikkelen in de richting van een plattere organisatie met slagvaardige professionals, die de dienstverlening aan de ruim 107.000 inwoners centraal stelt. Verschillende online kennisbanken van Wolters Kluwer helpen de gemeente daarbij. Voor de werkinstructies bij Schulinck Participatiewet wordt gebruik gemaakt van Schulinck Werkinstructies.

De gemeente Emmen, de grootste gemeente van Drenthe, werkt met Schulinck Schuldhulpverlening, Wmo, Kinderopvang, Jeugd en Participatiewet. Bij deze laatste werd ook Schulinck Werkinstructies in gebruik genomen. Nienke Breukelman, Senior medewerker kwaliteitszorg, is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de informatie hierin. “De reden waarom we hebben besloten om het te gaan gebruiken is eigenlijk heel simpel: de mogelijkheid kwam er. We hadden een beleidsinstructieboek waarin ook de werkinstructies stonden. Die hebben we met de komst van deze module helemaal uit elkaar getrokken: alle werkinstructies zijn er nu apart in ondergebracht,” vertelt Breukelman.

Gelijke gevallen gelijk behandelen

De gemeente Emmen is, net als iedere gemeente, constant aan verandering onderhevig. Van overheidswege worden wetten aangepast, het eigen beleid wijzigt, en werkafspraken en werkinstructies wisselen. “Het gemeentebeleid wordt steeds meer maatwerk en dat maatwerk proberen we vast te leggen, zodat je gelijke gevallen ook gelijk behandelt,” zegt Breukelman. “Je kunt en wilt niet willekeurig zeggen: jij krijgt het wel en jij krijgt het niet. Al is geen enkel geval exact hetzelfde, als de situatie vergelijkbaar is met een situatie die we eerder hebben gehad dan willen we kijken of we dezelfde oplossing kunnen gebruiken."

Gemakkelijk wijzigen

Beleid wordt in Emmen meestal één keer per jaar gewijzigd tenzij er heel dringende redenen zijn om het tussentijds te wijzigen, zoals bij een wetswijziging. Breukelman: “Daarom hebben we ervoor gekozen om de beleidsregels en de werkinstructies uit elkaar te halen. Anders moet je iedere keer als je in de werkinstructies iets wijzigt, het hele beleidsboek weer doorlopen en eventuele wijzigingen hierin door de gemeenteraad laten vaststellen. Dat hoeft nu niet. Het beleid staat vast en de werkinstructies hangen er los aan. Voordeel hiervan is ook dat wanneer we iets in de werkinstructies schrijven dat in de prkatijk niet blijkt te werken, we het gewoon kunnen herschrijven."

“We zijn deze module gaan gebruiken omdat de mogelijkheid er kwam.”

Up-to-date houden

In eerste instantie liet de gemeente Emmen alle wijzigingen door Wolters Kluwer in de module zetten. Tegenwoordig doet Breukelman, als verantwoordelijke kwaliteitsmedewerker, dat zelf. “In eerste instantie hadden we het idee om de module door meerdere mensen te laten bijhouden,” zegt ze. “Maar vaak heeft men geen tijd of het wordt op een ander afgeschoven en dan gebeurt het niet. Daarom heb ik het op me genomen. Ik heb wekelijks een dagdeel vrijgemaakt om alles langs te gaan. Om te zien of het nog up-to-date is, of er nog dingen moeten worden gewijzigd en of dat er mensen moeten worden ingelicht.”

Gebruik is toegenomen

Alle medewerkers binnen de gemeente die uitvoering geven aan de participatiewet, zo rond de 70 personen, kunnen gebruik maken van Schulinck Werkinstructies: mensen van de uitkeringsadministraties, consulenten, handhavers en invorderaars.

“De medewerkers kunnen direct naar een werkinstructie en hoeven niet het hele boek door te scrollen,” legt Breukelman uit. “We hebben voorlichting gegeven over hoe we met de werkinstructies willen werken. De zoekfunctie is ietwat lastig omdat je veel hits krijgt op een zoekterm. Onze medewerkers zoeken dus niet via de zoekfunctie maar gaan gewoon naar de werkinstructie. Binnen de werkinstructie zijn allemaal doorklikfuncties, zodat ze bij een lange werkinstructie meteen door kunnen naar het relevante stuk. Verder staan er allemaal linkjes in naar het beleid in Schulinck Participatiewet. Zo hebben we het gemakkelijker gemaakt om deze module te gebruiken. Er wordt nu ook meer gebruik van gemaakt dan voorheen.”

Duidelijk voor de burger

De module past goed bij het motto ‘Emmen ontwikkelt verder’, vindt Breukelman. “We zijn bezig met een organisatieverandering waarbij de verantwoordelijkheid bij de consulent zelf wordt neergelegd, zodat wij als kwaliteitsmedewerkers minder als vraagbaak dienen en meer kunnen waken over de kwaliteit. Schulinck Werkinstructies komt hierbij goed van pas. En als de consulenten werken volgens de werkinstructies, werken we allemaal op dezelfde manier. Dan is het voor de burger ook duidelijker en je kunt beter uitleggen waarom het bij de buurvrouw wel kan en bij jou niet.”

Hulp bij inrichten

Bij het inrichten van Schulinck Werkinstructies heeft de gemeente Emmen ondersteuning gehad van Wolters Kluwer. “Toen we er zelf mee aan de slag gingen, liep het nog niet zoals wij graag zouden willen. We hebben toen veel overleg gehad over wat wij wilden en wat er mogelijk was. Om een lang verhaal kort te maken: We hebben duidelijk onze wensen aangegeven en Wolters Kluwer heeft het zoveel mogelijk hierop aangepast.”

“Wolters Kluwer heeft het zoveel mogelijk op onze wensen aangepast.”

Wensen

“We hadden een mooie constructie bedacht en die vond Wolters Kluwer ook prachtig,” zegt Breukelman. “Maar er maken natuurlijk meerdere gemeenten gebruik van en dan moeten de wijzigingen ook door iedereen worden gedragen. En dat is helaas niet zo. Dat is eigenlijk het enige nadeel dat ik kan verzinnen. Maar zoals het nu is, is het absoluut goed werkbaar. We hebben regelmatig gesprekken met Wolters Kluwer over hoe we het graag willen en ze proberen het ons zoveel mogelijk naar de zin te maken. We krijgen ook andere gemeenten op bezoek of aan de telefoon die willen zien hoe wij het ingericht hebben. Om te zien of de module iets voor hen is. Dat is gewoon heel leuk!”

Wilt u meer weten over Schulinck Werkinstructies?

Kijk op www.schulinck.nl/module/schulinckwerkinstructies of neem contact op met het accountmanagement.

Gemeente Emmen gebruikt Schulinck Werkinstructies