“Je moet mensen goed gereedschap geven. Bij ons zijn dat de online kennisbanken van Wolters Kluwer.”
Met de transitie in zicht sloegen 18 gemeenten in Noordoost Brabant, waaronder Den Bosch, de handen ineen in een regionale samenwerking. Het doel: ketenpartners worden in brede zin. Met onder andere zorgaanbieders, huisartsen, het voorliggend veld en zorgverzekeraars werd afstemming en samenwerking gezocht. Ook binnen de gemeente Den Bosch zelf veranderde er het één en ander. Jeugd ging een samenwerking aan met Wmo en Participatie. De beschikking hebben over betrouwbare en volledige kennis werd vanaf dat moment nog belangrijker.
De afdeling Informatiemanagement van de gemeente Den Bosch is een ondersteunend team voor de medewerkers in de uitvoering. Vanuit dat team wordt gezorgd voor een goede kennisbank en een werkend systeem. René van Lith begeleidt als intern consultant implementatieopdrachten. Daarnaast is hij beheerder/bewerker van de kennisbanken en de vaste contactpersoon van Wolters Kluwer.
Kennismanagement vindt Van Lith heel belangrijk. “De meeste ruis en frustratie ontstaan omdat medewerkers vragen krijgen waarop geen duidelijk antwoord is. Je kennisbronnen moeten daarom op orde, betrouwbaar en beschikbaar zijn. Het managen van deze kennis is een dynamisch proces van ontwikkelen, borgen, delen en toepassen. Dit is met Schulinck Jeugd geregeld. Je moet mensen goed gereedschap geven. Bij ons zijn dat de online kennisbanken van Wolters Kluwer.”
Grootste uitdaging
Den Bosch werkt al jarenlang met Schulinck Participatiewet, Wmo en Schuldhulpverlening. Van Lith: “Binnen de sociale sector van de gemeente is alles Wolters Kluwer, dus het leek logisch om ook Schulinck Jeugd aan te schaffen. Al in een vroeg stadium, eind 2013, hebben we contact hierover gehad. Maar niet voor iedereen binnen de gemeente was de aanschaf logisch. Mijn grootste uitdaging lag in het feit dat ik de leden van de Sector Management Teams (SMT), die zelf geen actieve gebruikers zijn van de online kennisbanken, moest overtuigen van de noodzaak daarvan. Dit in tegenstelling tot de mensen in de uitvoering en het team (wijk)managers. Zij zijn heel betrokken bij de casuïstiek en enthousiaste gebruikers van de online kennisbanken.”
“Binnen de sociale sector van de gemeente is alles Wolters Kluwer, dus het was logisch om ook Schulinck Jeugd aan te schaffen.”
Nieuwe wettelijke taken
Er kwam een herindeling van wettelijke taken binnen de sectoren. Dit heeft geleid tot een nieuwe sector, waarin het nieuwe werk-ontwikkelbedrijf Weener XL de participatiewet uitvoert. Van Lith: “Bij de medewerkers van de Participatiewet gebruikte iedereen de online kennisbanken al, in zowel uitvoering als besluitvoering. Dus bij hun SMT ging het snel.
Bij het andere SMT ging het trager. De Jeugdwet, Schulddienstverlening, WMO en Bijzondere Bijstand zijn ondergebracht bij de sector Maatschappelijke Ondersteuning. Ze zaten daar met de transitie en waren bezig met de oprichting van nieuwe wijkteams waarin basisteams Jeugd & Gezin werden geïntegreerd. In eerste instantie lag daar de focus op de dienstverlening en de regionale samenwerkingsafspraken. Later kwam de behoefte aan kennis (delen) en het ICT-vraagstuk meer in beeld. Daarvoor hadden ze tijd nodig.”
Proefabonnement
In mei 2014 was het dan zover en werd gestart met een proefabonnement voor 30 beleidsmedewerkers. Van Lith: “Vanuit Wolters Kluwer kwam iemand uitleg geven over onder meer hoe te navigeren en te zoeken. Vanwege de zomervakantie is dat proefabonnement nog een keer verlengd. In augustus zijn de contracten ondertekend."
Dit zijn redenen waarom de gemeente Den Bosch volgens Van Lith zo blij is met Schulinck Jeugd:
- We maken allemaal gebruik van dezelfde kennisbron. Daarbij maakt het niet uit welke rol je in de uitvoering hebt, of je commissielid bent of de gemeente vertegenwoordigt bij de rechtbank.
- Je hebt gegarandeerd altijd een actuele en complete kennisbron, inclusief het lokaal beleid. Wolters Kluwer ontzorgt ons!
- Via de nieuwsitems word je op de hoogte gehouden van relevant nieuws of ontwikkelingen in relatie tot jouw werk.
- We verwachten veel van onze professionals. De Schulinck juridische helpdesk helpt hen altijd snel verder met praktische antwoorden op allerlei vragen. Zowel casuïstiek, als ook meer beleidsmatige vragen. Zij geeft daarmee richting aan een oplossing.
- De opslag (archief) van lokaal beleid is meteen geregeld. Nieuwe beleidsstukken worden steeds toegevoegd, maar de oude blijven ook beschikbaar.
Van reactief naar actief en proactief
Inmiddels werken 137 medewerkers ermee en in het komende half jaar zullen er nog enkele tientallen volgen. Van Lith: “In januari 2015 is er een bijeenkomst geweest waarbij Wolters Kluwer uitleg gaf. De gebruikers in de wijkteams en de back office waren enthousiast en zetten het ook direct goed in. Iedereen krijgt bij ons een account, dus als we het over beleid hebben, dan hebben we het over het in Schulinck Jeugd opgenomen beleid. Niet over een afgekeurde versie die is rondgegaan, aangepast en links en rechts opgeslagen. Met de nieuwe wettelijke kaders moet de medewerker maatwerk leveren en ook de uitzonderingen goed bedienen. Waar het ‘vroeger’ vaak voldoende was om een instructie te volgen, moet de medewerker nu in staat zijn zelf zijn kennisbronnen te raadplegen en te gebruiken als ‘gereedschap’ in zijn werk. Van reactief naar actief en proactief. Onze wens is om nog meer maatwerk te kunnen leveren en we beseffen dat we daarin zelf een rol spelen. Schulinck Jeugd helpt daarbij.”
“Iedereen krijgt bij ons een account, dus als we het over beleid hebben, dan hebben we het over het in Schulinck Jeugd opgenomen beleid.”
Samenwerking
Over de samenwerking is Van Lith lovend. “Vanuit de proefperiode zijn wat ontwikkelpunten gekomen. Wolters Kluwer gaat goed om met kritische vragen en opmerkingen. Ze vragen zich altijd af hoe ze de gemeente kunnen ondersteunen en hoe dat het beste kan worden vormgegeven. We hebben wel eens dat dingen net anders lopen dan van tevoren was bedacht en dan kunnen we elkaar daarin de ruimte geven. Dat vind ik goed.”
Wilt u meer weten over Schulinck Jeugd?
Wilt u ervaren hoe het werkt? Vraag om een proefabonnement. Deze is gratis wanneer u bij of voor een gemeente werkt. Onze accountmanagers informeren u graag over de mogelijkheden. Kijk op www.schulinck.nl/kennisbanken/schulinckjeugd of neem contact op met het accountmanagement.