De Dienst Noardwest Fryslân over Schulinck In-Form

Bij De Dienst Noardwest Fryslân werken zo’n 130 medewerkers, die niet alleen zijn belast met de taken voor de ongeveer 1.800 uitkeringsgerechtigden in het gebied, maar ook te maken krijgen met eenmalige aanvragen als de Energietoeslag. De aangesloten gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor het beleid en de begroting in het sociaal domein, De Dienst verzorgt de uitvoering van het beleid, in intensieve samenwerking met de gebiedsteams van de gemeenten.

Op zoek naar een nieuwe partij

Jaantje Benedictus (Teamleider Informatisering & Klantcontact en Informatieadviseur) en Paul Faber (Chief Information Security Officer en Adviseur ICT) zijn vanuit hun functies betrokken bij de inzet van digitale formulieren.

Faber vertelt: “In 2013 gaf onze toenmalige leverancier aan te stoppen met het aanbieden van e-formulieren. Wij moesten dus op zoek naar een nieuwe partij. Dat werd Schulinck In-Form, toen nog Liaan geheten. Samen met hen zijn wij gaan kijken hoe we de formulieren die we online hadden staan, zo goed mogelijk konden overzetten. Dat was snel gerealiseerd: eind 2013 hadden we de eerste formulieren aanvraag Bijzondere Bijstand en Wmo beschikbaar en vlak daarna het formulier Sprokkelkosten.”

"Samen met hen zijn wij gaan kijken hoe we de formulieren die we online hadden staan, zo goed mogelijk konden overzetten."

Aanvraag Energietoeslag was overweldigend

De aanvragen voor Wmo en Jeugd komen nu bij de gemeenten zelf binnen en aanvragen voor een bijstandsuitkering lopen via UWV. “Daarvoor hebben we bij De Dienst dus geen formulieren online,” legt Benedictus uit. “We hebben wel onder andere aanvraagformulieren voor een paar regelingen voor minima, een formulier om mutaties door te geven en een formulier voor inzage van dossiers. Sinds mei 2022 staat ook het formulier Energietoeslag online. Dat heeft ons overweldigd: die aanvragen kwamen met duizenden tegelijk binnen en dat waren we niet gewend. Van maximaal 2 tot 3 dagen achterstand hadden we ineens 2 tot 3 weken achterstand. We bleven overigens gelukkig wel binnen de wettelijke termijnen.”

Fijn voor gemeente en burger

Dat de aanvragen met een digitaal formulier kunnen worden gedaan, is fijn voor instanties als gemeenten en De Dienst, maar vooral voor de burger, vinden Faber en Benedictus. “Voor ons is het fijn omdat de oude manier inhield dat we óf papieren formulieren kregen, óf e-mails met formulieren die we dan moesten printen,” zegt Benedictus. “Beide stromen moesten worden gescand om digitaal opgeslagen te kunnen worden, dat was veel werk.

Nu komen de formulieren direct digitaal binnen waar we ze willen hebben. En die digitale formulieren hebben verplichte velden, die de burger niet kan overslaan, wat op papier wel zou kunnen. Vaak is het dan ook sneller duidelijk of iemand voor de voorziening in aanmerking komt. Dat is voor de burger ook veel fijner, maar er zijn nog meer voordelen. Mutaties of aanvragen kunnen 24/7 gedaan worden, mensen hoeven niet te printen en geen postzegels te plakken. Voor onze doelgroep kan een postzegel zelfs teveel zijn.

We houden de papieren stroom overigens nog wel op gang voor mensen zonder digitale vaardigheid of toegang tot internet.” Faber vult aan: “We bieden de burger met digitale formulieren een extra, laagdrempelig kanaal aan. Bij nieuwe aanvragen als de Energietoeslag zien we dat we daarbij wel kunnen sturen op digitaal aanvragen. Verreweg de meeste aanvragen voor die toeslag komen via het digitale formulier binnen.”

Nog niet automatisch afhandelen

De Dienst maakt nog geen gebruik van de mogelijkheid om aanvragen automatisch te laten afhandelen.

Faber: “Die oplossingen kennen we wel, maar nemen we op dit moment niet af. We voeren de discussie hierover wel, maar het heeft nogal wat voeten in de aarde. Je moet dan bijvoorbeeld je toetsing ook anders gaan aanpakken. Ga je vooraf of achteraf toetsen? We zijn er nog niet uit en we hebben besloten het voorlopig even bij het oude te laten.”

Benedictus: “De wil om meer uit de formulieren te halen is er wel, er zit veel potentie in. Dus wellicht gaan we over niet al te lange tijd een plan maken om dat te bewerkstelligen.”

Prima samenwerking

De samenwerking tussen De Dienst en Schulinck In-Form is goed. “De dienstverlening is vlot en adequaat,” zegt Faber, “je krijgt snel reactie op vragen en verzoeken. We hadden ooit een situatie waarin er tegelijk medewerkers van ons met vakantie en ziek waren en dan springen de mensen van Schulinck In-Form soepel even in, terwijl dat eigenlijk niet hoeft. Het product zit goed in elkaar en het contact is heel plezierig: korte lijnen, snelle antwoorden. We zijn een kleine club met op dit moment nog niet heel veel formulieren, toch is de dienstverlening uitstekend. Dat zijn allemaal redenen waarom gemeenten voor Schulinck In-Form zouden kunnen kiezen.”

Mogelijkheden om zelf aan de knoppen te zitten

Als De Dienst iets zou mogen veranderen, wat zou dat dan zijn? Faber: “We zouden best iets meer mogelijkheden willen hebben om formulieren zelf in te regelen. Op dit moment zijn we daarvoor nog afhankelijk van de mensen van Schulinck In-Form. We moeten een sjabloon invullen en dan gaan zij het bouwen. Het zou fijn zijn om de knoppen wat meer zelf in handen te hebben.”

Benedictus vult aan: “We hebben daarover eens met de accountmanager gesproken en er waren wel mogelijkheden voor, alleen ging ons contract dan zo op de schop dat het voor ons niet aantrekkelijk meer was. Maar wie weet, ooit in de toekomst.”

"Het product is prima, het ziet er mooi uit, de beheerders werken er goed mee, het contact met Wolters Kluwer is goed."

Een stevig cijfer voor een goed product

Samenvattend geven Benedictus en Faber aan Schulinck In-Form het rapportcijfer 8. “Het product is prima, het ziet er mooi uit, de beheerders werken er goed mee, het contact met Wolters Kluwer is goed,” somt Benedictus op. Faber: “Ze zeggen wel eens dat alles onder de 9 niet goed genoeg is, maar zo zie ik het niet. Ik vind een 8 een stevig, solide cijfer voor een goed product.”